Einleitung

PROSA ist ein Instrument für die Analyse und Dokumentation von betrieblichen Prozessen im Rahmen von Qualitätsmanagement-Systeme oder Organisationsprojekte. Der primäre Nutzen von PROSA liegt darin, dass konsistente Darstellungen von Prozessen, bestehend aus Datenflussdiagramme und aus Detailbeschreibungen, aus einer Datenbank, als Papier oder als Intranet Homepage, generiert werden können. Darüber hinaus bilden Prozessmodelle in PROSA die Ausgangslage für Kostenanalysen mit dem M7_Modul PCA (Process Cost Analysis) und Risikoanalysen mit dem  M7-Modul PIRAT (Process Risk Implementation Analysis and Tracking).

Prozessmodell

Das Prozessmodell umfasst die Menge der zusammengehörenden Prozesse und ermöglicht, mehrere Versionen auf konsistenter Art und Weise parallel zu führen. Dadurch kann sowohl die zeitliche Anpassung der Prozessbeschreibung als auch die gleichzeitige Entwicklung mehreren Varianten abgebildet werden. Auch der mandantenfähige Einsatz wird so unterstützt.

Prozess

Prozesse werden in einem hierarchischen Prozessbaum eingegliedert, welcher eine situationsgerechte Zerlegung, unter Berücksichtigung der thematischen Zusammenhalts, bis auf die Ebene der Elementarprozesse ermöglicht.

Jeder Elementarprozess wird als Datenflussdiagramm gemäss "Structured Analysis" von Gane und Sarson beschrieben.  Diese Diagramme bestehen aus vier Elemente: die Aktivitäten (Task), die Schnittstellen zur Aussenwelt (External), die Informations- und Materialspeicher (Store) und -flüsse (Flow). Zudem werden Attribute wie Ziel, Trigger (Auslöser), Ablauf, Ergebnisse und kritische Erfolgsfaktoren beschrieben.

Task

Die Aktivitäten eines Elementarprozesses werden in Tasks gruppiert, unter Berücksichtigung des zeitlichen Zusammenhalts, und im nötigen Detailgrad beschrieben. Die Zuweisung von Ressourcen (Personal) auf die einzelnen Aktivitäten kann im M7-Modul ARAP (Arbeitszeit-Rapportierung) vorgenommen werden um somit eine Aufbauorganisationsstruktur orientierten Sicht aufzubauen.  

External

Externals bilden die Schnittstelle des Prozessmodells mit der Aussenwelt (und nicht der einzelnen Prozesse untereinander). Dafür können entweder vorhandene Organisationseinheiten aus KAuM (Kontakt-Adressen und Mailings) verwendet, oder PROSA spezifische wie Lieferant oder Kunde erfasst werden.

Store

Informationsspeicher in der Beschreibung von betrieblichen Prozessen sind relevante Ablagen wie IT-Systeme, Datenbanken, Archive, Handbücher, ... Materialspeicher sind vor allem Lagerbereiche.

Flow

Flüsse verschieben Informationen oder Material von einer Quelle zu einer Senke. Da diese Verschiebung immer durch eine Aktivität erfolgt, muss mindestens die Quelle oder die Senke jedes Flusses ein Task sein.

Hyperlink

Elektronische Dokumente in beliebigem Dateiformat, die extern im Internet oder intern auf dem PC oder Netzwerk gespeichert sind, können zu den Entitäten Modell, Prozess, Task, Store und Flow über Hyperlink verknüpft werden. Somit lassen sich mühelos zusätzliche Informationen in PROSA integrieren. Ein Doppelklick auf die Verknüpfung öffnet das entsprechende Dokument (selbstverständlich wird das Vorhandensein des dafür benötigten Programms vorausgesetzt).

Verknüpfung von Probleme und Risiken

Probleme im M7-Modul PRiMa (Problem and Risk Management) und Risiken im M7-Modul PIRAT (Process Risk Implementation Analysis and Tracking) können mit den Entitäten Modell, Prozess, Task, Store und Flow verknüpft werden, um anstehende Probleme und Risiken dieser Entitäten festzuhalten.

Flexible Konfiguration

Alle verwendeten Codes (Dokumentklassifizierung und allgemeine Einstellungen) sind frei konfigurierbar. Diese Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen die flexible Anpassung von PROSA an ein vorgegebenes Umfeld.

Parametrisierbare Auswertungen

Sämtliche Auswertungen (Exports und Berichte) werden über kontextabhängigen Selektionsparametern gesteuert. So können die auszuwertenden Daten fast beliebig ausgewählt werden. Über die allgemeinen Einstellungen können Kopfzeilen und Klassifizierungsvermerk der Auswertungen voreingestellt werden.

Export Datenflussdiagramm

PROSA kann, über eine Schnittstelle zu Microsoft Visio, pro Prozess ein Datenflussdiagramm automatisch erzeugen. Da die Anordnung der Symbole im Diagramm ästhetischer Anforderungen erfüllen muss und informelle Informationen vermittelt, was ein Programm nicht berücksichtigen kann, ist das Layouten der Diagramme nach dem ersten Export, in Visio selbst nötig. Jeder weiterer Export behält die Anordnung der bestehenden Symbole und aktualisiert allenfalls ihre Attribute. Neue Externals, Stores und Tasks werden auffällig ausserhalb der Zeichnung platziert, so dass sie nach Belieben an der gewünschten Stelle verschoben werden können.

Export Intranet Homepage

Um das Prozessmodell auf einfacher Art und Weise jedem betroffenen Mitarbeiter zugänglich zu machen, kann das gesamte Prozessmodell automatisch exportiert, und als Intranet (oder Internet) Homepage publiziert werden. Diese Homepage besteht aus einer Indexseite mit dem Prozessbaum und der Auflistung der Stores, sowie Hyperlink-Verknüpfungen auf Beschreibungsseiten für Prozesse (Datenflussdiagramm und Detailbeschreibung), Tasks und Flows. Für das Exportieren der Homepage wird Microsoft Frontpage verwendet.

Berichte

Berichte wie das Prozessstammblatt unterstützen die Auswertung der Daten. Jeder Bericht kann als Datei abgelegt werden, um ihn anschliessend an Dritte weiterleiten zu können.

Implementierung

PROSA ist eine  Accessanwendung und setzt Microsoft Access 2000 (oder höher) und Microsoft Windows 98, 2000 oder XP voraus. Für den Export wird Microsoft Visio 2000 (oder höher) bzw. Microsoft Frontpage 2000 (oder höher) benötigt.

Der interaktive Dialog ist auf dem CoRiMa-Standard TOOK (Touch Only One Key) aufgebaut. Jedes Formular wird mit gesperrten Datenfeldern angezeigt. Knöpfe, welche durch Klicken oder Drücken einer entsprechenden Buchstabentaste ausgelöst werden können, steuern den Ablauf. So beispielsweise M für Modify, I für Insert oder S für Search. Die Navigation über die Beziehungen zwischen den Entitäten wird ebenfalls durch Knöpfe, welche das entsprechende Formular öffnen, ausgelöst. Funktionen wie Suchen, Sortieren und Filtern unterstützten in jedem Formular effiziente Auswertung und die Bearbeitung der Daten.

Download von Informationen: Download

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Stand: 28.06.07