Einleitung

MARGO ist ein Hilfsmittel zur strategischen Projektplanung für die projektübergreifende Koordination. Zuerst werden mittels Portfolio, Ressourcenbedarf und Zeitplan nachvollziehbare Grundlagen für die Entscheidung über Durchführung bzw. Priorität der Projekte ausgearbeitet. Danach wird mit einer stufengerechten Fortschrittskontrolle, das Lenken der laufenden Projekte unterstützt.

Projekte werden in diesem Zusammenhang als Instrument zur Veränderung betrachtet: Sie verfolgen definierte Zielsetzungen, sind einmalig und komplex, haben einen definierten Zeit- und Investitionsrahmen und beinhalten Risiken.

Projekte

In MARGO werden Projekte mit Zeitrahmen (Anfangs- und Endtermin) und Investitionsrahmen aufgenommen, und mit einem definierten Status versehen. Sie können in 3 Portfolien (Wichtigkeit/Dringlichkeit, Kosten/Nutzen und Risiken/Chancen) eingetragen, und mit ergänzenden Codes wie Typ und Abwicklungsart charakterisiert werden.

Phasen

Projekte werden in Phasen zerlegt. Die Zeitplanung erfolgt in Kalenderwochen ohne  Feiertage und Ferien zu berücksichtigen. Einzelne Phasen können als Meilenstein definiert werden, und sind dann taggenau fixiert. Die Phasen kennen ebenfalls einen Status (z.B. eingeplant, freigegeben oder abgeschlossen) und der Arbeitsfortschritt kann jede Woche laufend nachgeführt werden. Der Ressourcenverbrauch (aufgeteilt in Investition, externe Mitarbeit und interne Mitarbeit) kann für jede Phase geplant (Sollwert) und verfolgt (Istwert) festgehalten, und automatisch auf Projektebene konsolidiert werden.

Abfolgen

Phasen können (auch projektübergreifend) miteinander verknüpft werden um zeitliche Abhängigkeiten darzustellen. Dabei können selbstverständlich Übergangszeiten vorgegeben werden.

Organisationseinheiten

Die Organisationseinheiten aus dem M7-Modul KAuM (Kontakt-Adressen und Mailings) können, sofern dieses Modul eingerichtet ist, als Projektbesitzer zugewiesen werden. Damit ist MARGO mandantenfähig und Auswertungen können die Hierarchie der Organisationseinheiten berücksichtigen, um beispielsweise Planungen der gesamten Firma oder nur einzelner Abteilungen darzustellen.

Hyperlinks

Elektronische Dokumente in beliebigem Dateiformat, die extern im Internet oder intern auf dem PC oder Netzwerk gespeichert sind, können zu den Entitäten Projekt, Phase und Abfolge über Hyperlink verknüpft werden. Somit lassen sich mühelos zusätzliche Informationen in MARGO integrieren. Ein Doppelklick auf die Verknüpfung öffnet das entsprechende Dokument (selbstverständlich wird das Vorhandensein des dafür benötigten Programms vorausgesetzt).

Projektziele

Die in MARGO definierten Projekte können mit einem Auftrag aus dem M7-Modul PRiMa (Problem and Risk Management) verknüpft werden. Damit lassen sich die inhaltlichen Zielsetzungen und Rahmenbedingungen des Projektes, anhand der erkannten Probleme und Risiken beschreiben.

Verknüpfung von Probleme und Risiken

Probleme im M7-Modul PRiMa (Problem and Risk Management) und Risiken im M7-Modul PIRAT (Process Risk Implementation Analysis and Tracking) können mit den Entitäten Projekt, Phase und Abfolge verknüpft werden, um anstehende Probleme und Risiken dieser Entitäten festzuhalten.

Arbeitszeitrapportierung

Das M7-Modul ARap (Arbeitszeit-Rapportierung) ermöglicht die detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten der internen Ressourcen auf Ebene der Projektphasen.

Flexible Konfiguration

Alle verwendeten Codes (Projektbereich, -status, -typ und -abwicklung, Phasenstatus, Portfolioachsen, -priorität und -konfiguration, Druckfarben, Dokumentklassifizierung und allgemeine Einstellungen) sind frei konfigurierbar. Diese Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen die flexible Anpassung von MARGO an ein vorgegebenes Umfeld.

Parametrisierbare Auswertungen

Sämtliche Auswertungen (Exports und Berichte) werden über kontextabhängigen Selektionsparametern gesteuert. So können die auszuwertenden Daten fast beliebig ausgewählt werden. Über die allgemeinen Einstellungen können Kopfzeilen und Klassifizierungsvermerk der Auswertungen voreingestellt werden.

Export Portfolio

Die 3 Portfolien (Wichtigkeit/Dringlichkeit, Kosten/Nutzen und Risiken/Chancen) werden als einzelne Blätter einer Microsoft Excel-Mappe exportiert. Die Projekte werden in der entsprechenden Zelle des Portfolios platziert. Die Hintergrundfarbe entspricht der Priorität, die Rahmenfarbe dem Projekttyp und die Schriftfarbe dem Projektstatus. Je Portfolio wird eine Projektliste in einem weiteren Blatt beigelegt, so dass die selbsterklärende Excel-Mappe für die Weitergabe an Dritte (z.B. Mitgliedern der Projektkoordination) oder die Archivierung, ohne manuelle Formatierung / Ergänzung verwendet werden kann.

Export Ressourcenbedarf

Der Ressourcenbedarf wird ebenfalls in Microsoft Excel dargestellt. Ein Detailblatt führt in den Zeilen jede Projektphase auf, ein Übersichtsblatt jedes Projekt mit Summen pro Projekttyp und -Abwicklung. Der Bedarf wird in jeweils einer Spalte pro Quartal dargestellt, mit Investitions- und externe Mitarbeiterkosten (Liquiditätswirksame Kosten), interne Mitarbeit in Tage und umgerechnet in Kosten (interne Kosten) sowie Totalkosten. Pro Jahr wird eine Spalte für die Jahressumme eingesetzt. Gesamtsummen aller Spalten und aller Zeilen schliessen die Auswertung ab.

Export Projektzeitplan

Der Projektzeitplan wird in Microsoft Project exportiert. Jedes Projekt wird mit Typ, Abwicklung und Status als Sammelvorgang dargestellt, jede Phase mit Status als Aktivität bzw. Meilenstein dargestellt. Der Fortschritt wird eingetragen und mit einer Datumslinie ausgewertet.

Berichte

Berichte wie das Projektstammblatt unterstützen die Auswertung der Daten. Jeder Bericht kann als Datei abgelegt werden, um ihn anschliessend an Dritte weiterleiten zu können.

Implementierung

MARGO ist eine  Accessanwendung und setzt Microsoft Access 2000 (oder höher) und Microsoft Windows 98, 2000 oder XP voraus. Für den Export wird Microsoft Excel  2000 (oder höher) bzw. Microsoft Project 2000 (oder höher) benötigt.

Der interaktive Dialog ist auf dem CoRiMa-Standard TOOK (Touch Only One Key) aufgebaut. Jedes Formular wird mit gesperrten Datenfeldern angezeigt. Knöpfe, welche durch Klicken oder Drücken einer entsprechenden Buchstabentaste ausgelöst werden können, steuern den Ablauf. So beispielsweise M für Modify, I für Insert oder S für Search. Die Navigation über die Beziehungen zwischen den Entitäten wird ebenfalls durch Knöpfe, welche das entsprechende Formular öffnen, ausgelöst. Funktionen wie Suchen, Sortieren und Filtern unterstützten in jedem Formular effiziente Auswertung und die Bearbeitung der Daten.

Download von Informationen: Download

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Stand: 28.06.07