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Einleitung
KAuM unterstützt einzelne Personen oder kleine Gruppe von Personen, wie Aussendienstmitarbeiter, Führungskräfte, Projektleiter, Stabstellen usw. bei der Bewirtschaftung ihres Beziehungsnetzwerks. Zum einen ist KAuM ein Hilfsmittel im Bereich der persönlichen Arbeitstechnik, zum anderen ein Instrument zur Abbildung der Aufbauorganisationen zu Gunsten weiterer M7-Module insbesondere PRiMa (Problem and Risk Management), PROSA (Prozessorientierte Strukturierung der Abläufe) und MARGO (Map Available Resources to Goals and Objectives).
Die Organisationseinheiten sind nicht nur juristische Personen wie Firmen oder Amtsstellen, sondern auch beliebig fein gegliederte Einheiten wie Direktionen, Abteilungen, Gruppen bis hin zu den einzelnen Stellen. Daneben können auch Gruppierungen wie Vereine, politische Strukturen, Kommissionen, Matrixorganisationen (z.B. Projekt) u.v.m. abgebildet werden. Die hierarchische Gliederung der Organisationseinheiten ermöglicht die Darstellung von Organigramme. Zahlreiche formatierte Felder (z.B. Korrespondenzsprache oder Land in der Adresse) und freie Textfelder (z.B. für Produktangebot oder Knowhow) erlauben die strukturierte Speicherung von umfassenden Informationen wie Adresse, Korrespondenzadresse, Kernkompetenzen, Produkte usw.
Personen
Analog zu den Organisationseinheiten können Informationen über Personen, im Sinne von natürlichen Personen, strukturiert abgelegt werden. Diese Informationen umfassen neben Privatadresse, (auch temporäre) Korrespondenzadresse und persönliche, vertrauliche Informationen wie Geburtstag, Sprachkenntnisse, Ausbildung, Interessen usw. Dadurch wird das besonders wertvolle Gut der persönlichen Beziehungen optimal unterstützt.
Kontakte
Kontakte sind formale Treffen mehrerer Personen wie Meeting, Sitzung, Besuch oder Veranstaltungen, sowie jegliche Form von Austausch wie Telefonate, Brief, Mail usw. Diese Kontakte können in KAuM registriert und über diverse Verknüpfungen ausgewertet werden. Felder wie Datum, Ort und Zeit sowie Inhalt charakterisieren den Kontakt.
Stellung (Person-Organisationseinheit)
Jede Person kann in Beziehung mit einer oder mehreren Organisationseinheiten gleichzeitig oder chronologisch gestaffelt gebracht werden. Damit kann beispielsweise der berufliche Lebenslauf mit allen Funktionen in einer Firma, die Zugehörigkeit zu Organe wie Verwaltungsrat oder Kommissionen, und noch das politische und soziale Engagement abgebildet werden. Jede Beziehung kann mit dem Zeitraum und ergänzende Informationen wie Mailadresse, Direktwahl usw. beschrieben werden.
Teilnehmer (Kontakt-Person)
Zu jedem Kontakt können die Teilnehmer mit Zusatzangeben wie ihre Rolle im Kontakt (z.B. Vorsitzende, Protokollführer, Teilnehmer) verknüpft werden.
Hyperlink
Elektronische Dokumente in beliebigem Dateiformat, die extern im Internet oder intern auf dem PC oder Netzwerk gespeichert sind, können zu den Entitäten Organisationseinheit, Person, Stellung und Kontakt über Hyperlink verknüpft werden. Somit lassen sich mühelos zusätzliche Informationen in KAuM integrieren. Ein Doppelklick auf die Verknüpfung öffnet das entsprechende Dokument (selbstverständlich wird das Vorhandensein des dafür benötigten Programms vorausgesetzt).
Verknüpfung von Probleme und Risiken
Probleme im M7-Modul PRiMa (Problem and Risk Management) und Risiken im M7-Modul PIRAT (Process Risk Implementation Analysis and Tracking) können mit den Entitäten Organisationseinheit, Person, Stellung und Kontakt verknüpft werden, um anstehende Probleme und Risiken dieser Entitäten festzuhalten.
Flexible Konfiguration
Alle verwendeten Codes (Themenbereiche, Länder, Sprachen, Infoart Person, Bewertung Sprachen, Anreden, Infoart Organisationseinheit, Branchen / Bereich, Teilnehmerrollen, Dokumentklassifizierung und allgemeine Einstellungen) sind frei konfigurierbar. Diese Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen die flexible Anpassung von KAuM an ein vorgegebenes Umfeld.
Parametrisierbare Auswertungen
Sämtliche Auswertungen (Exports und Berichte) werden über kontextabhängigen Selektionsparametern gesteuert. So können die auszuwertenden Daten fast beliebig ausgewählt werden. Über die allgemeinen Einstellungen können Kopfzeilen und Klassifizierungsvermerk der Auswertungen voreingestellt werden.
Serienbrief
Adressen von Personen, Organisationseinheiten oder Stellungen können per Knopfdruck in eine Excel-Tabelle exportiert werden. Darauf basierend können beliebig Serienbriefe aufgesetzt werden. Im Lieferumfang von KAuM ist ein Musterbrief enthalten.
Für Personen, Organisationseinheiten und Stellungen ist jeweils ein Feld für die Speicherung der E-Mail Adresse vorgesehen. Ein Doppelklick auf diesem Feld eröffnet eine neue Meldung mit diesem Adressat (selbstverständlich wird das Vorhandensein des benötigten Programms dafür vorausgesetzt). Eine stärkere Anbindung an Microsoft-Outlook, welche die Funktion des Adressbuches ersetzt, ist vorgesehen.
Berichte
Berichte wie Kontaktnotiz, Kontaktliste, Organigramm, Telefonliste oder Geburtstagsliste unterstützen die Auswertung der Daten. Jeder Bericht kann als Datei abgelegt werden, um ihn anschliessend an Dritte weiterleiten zu können.
Implementierung
KAuM ist eine Accessanwendung und setzt Microsoft Access 2000 (oder höher) und Microsoft Windows 98, 2000 oder XP voraus. Für den Export wird Microsoft Excel 2000 (oder höher) bzw. Microsoft Project 2000 (oder höher) benötigt.
Der interaktive Dialog ist auf dem CoRiMa-Standard TOOK (Touch Only One Key) aufgebaut. Jedes Formular wird mit gesperrten Datenfeldern angezeigt. Knöpfe, welche durch Klicken oder Drücken einer entsprechenden Buchstabentaste ausgelöst werden können, steuern den Ablauf. So beispielsweise M für Modify, I für Insert oder S für Search. Die Navigation über die Beziehungen zwischen den Entitäten wird ebenfalls durch Knöpfe, welche das entsprechende Formular öffnen, ausgelöst. Funktionen wie Suchen, Sortieren und Filtern unterstützten in jedem Formular effiziente Auswertung und die Bearbeitung der Daten.
Download von Informationen: Download |
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Stand: 28.06.07 |